Bedienungsanleitung VPBX

Anleitung des Herstellers

Anleitung des Herstellers

Die Anleitung des Herstellers ist hier zu finden: https://doku.wwcom.ch/ 

Wir empfehlen es wärmstens die Anleitung des Herstellers zu beachten.

Schnellanleitung

Mittels folgender Schritte können Sie Ihre vPBX besonders schnell einrichten, wenn Sie über Snom- und Yealink-Telefone verfügen:

Was ist zu tun?	Kapitel
Unter "Benutzer/Telefone" (Ansicht nach dem Login auf die vPBX) mittels "Den Schnell-Assistenten starten" den "Wizzard" durchlaufen, womit folgende Dinge eingerichtet werden: Der entsprechende Teilnehmer unter "Benutzer/Telefone", die nötigen Provisionierungsdaten unter "Provisionierung" und die entsprechenden Einträge unter "Telefonnummern" und evtl. "Gruppen"	Der Schnell-Assistent
Provisionieren (= konfigurieren) Sie die Telefone.	Provisionierung
Fügen Sie eventuelle Ansagen unter "Ansagen/Wartemusik" hinzu und konfigurieren Sie die Dialplans unter "Telefonnummern", wie in den entsprechenden Kapiteln besprochen.

Schon ist die Grundeinrichtung der vPBX abgeschlossen.

Vorwort: Philosophie des Systems

Falls Sie es in der Vergangenheit bereits mit anderen Telefonzentralen zu tun hatten, ist es hilfreich, einleitend ein paar Worte zur Grundphilosophie des Systems zu erfahren:Viele Systeme verknüpfen die zur Verfügung stehenden Telefonnummern 1:1 mit Endgeräten. Möchte man Anrufe auf gewisse Nummern parallel oder sequentiell auf verschiedene Geräte verteilen, ist dies meist mit Zusatzlizenzen und komplexen Konfigurationen verbunden: Oft müssen Anrufe auf interne Nummern umgeleitet werden, welche man dann mit einer Anrufverteilung verknüpft. Diese Art der Konfiguration ist meist sehr umständlich und unübersichtlich. Daher verfolgt die vPBX eine andere Strategie: Bei jeder der Zentrale zugewiesenen öffentlichen Telefonnummer, welcher keine spezielle Funktion wie Fax, Konferenzraum oder FollowMe zugewiesen wird, handelt es sich um eine Anrufverteilung. Dies birgt keinerlei Nachteile. Denn weist man der entsprechenden Nummer bloss ein Gerät zu, erhält man weiterhin die klassische 1:1-Verknüpfung. In der Praxis bedeutet dies folgendes:Eine Nummer kann ein oder mehrere angeschlossene Endgeräte klingeln lassen und zugleich kann ein Endgerät mit verschiedenen Nummern verknüpft werden, so dass dieses bei Anrufen auf diverse Nummern klingelt. Weiter ist es möglich, neben den angeschlossenen Endgeräten auch externe Nummern in den Parallelruf einzubeziehen. Dies ermöglicht eine enorme Flexibilität: Da pro Nummer zeit- und tagesabhängig zehn verschiedene Szenarien abgebildet werden können, ist es möglich, Nummern an bestimmten Tagen auf anderen Apparaten terminieren zu lassen, als an anderen. Auch können abhängig von Wochentag und Uhrzeit verschiedene Ansagen definiert und unterschiedliche Mailadressen für die Voice2Mail-Nachrichten hinterlegt werden. Ebenso können Nummern abhängig von der Tageszeit automatisch auf eine Pikett Nummer umgeleitet werden usw.Diese Philosophie führt dazu, dass Telefone, welche man am System anmeldet, nur abgehend telefonieren und intern erreicht werden können, bevor man sie mit mindestens einer öffentlichen Nummer verknüpft hat. Während dies, wenn man zum ersten Mal mit dem System arbeitet, ein Stolperstein sein kann, ermöglicht Ihnen unser System eine enorme Flexibilität.

Inhalt:

Admin / Teilnehmer-Login

Neben dem "normalen", Admin-Login, stehen den einzelnen Teilnehmern auch ein Teilnehmer-Login zur Verfügung, wo sie mittels Benutzername und CTI-Passwort einloggen und gewisse Einstellungen/Abfragen vornehmen können. Welche dies sind, können Sie auf dem Screenshot rechts sehen. Die Einstellungs-/Abfrage-Möglichkeiten können durch den Administrator eingeschränkt bzw. erweitert werden, siehe 

1. Menü "Benutzer/Telefone"

Das Einstiegsmenü nach dem Login ist das Menü "Benutzer/Telefone", wo Sie SIP-Benutzer für die Anmeldung Ihrer Endgeräte und den CTI-Client anlegen können.

Neu: Multilogin

Ab der neuesten Softwareversion ("KVMNEXT") können bis zu 3 Geräte / Softphones pro Teilnehmer (= SIP-Benutzer) angemeldet werden. Bis dahin ("KVM139") konnte pro SIP-Benutzer bloss ein Telefon angemeldet werden.

1.1 Zugangsdaten und Benutzerdetails

Die auszufüllenden Felder haben die folgende Bedeutung:

Benutzername	Hierbei handelt es sich um den Benutzernamen, mit welchem sich das Endgerät an der Telefonzentrale anmelden muss. Dies ist zugleich der Name, mit welchem das Telefon in Dialplänen, Anrufstatistiken usw. identifiziert wird.
SIP Passwort	Legt das Passwort fest, mit welchem sich das Endgerät authentifizieren muss. Beachten Sie: Wählen Sie sichere Passwörter. Es gibt aktuell Hacker, welche es speziell auf Telefonzentralen abgesehen haben. Diese suchen jeweils nicht nach Sicherheitslücken, sondern nach schwachen Passwörtern. Zwar werden IP-Adressen nach einigen erfolglosen Authentifizierungsversuchen automatisch blockiert, dennoch empfehlen wir Ihnen, möglichst komplexe Passwörter zu wählen.
CTI Passwort	Legt das Passwort fest, mit welchem sich der Benutzer mittels CTI Client, mittels der Smartphone App und mittels des Fax-Druckertreibers authentifizieren kann.
Vorname	Der Vorname des Teilnehmers (fakultativ)
Name	Der Name des Teilnehmers (fakultativ)
Handy	Die Mobiltelefonnummer des Teilnehmers (fakultativ)
Nickname	Der Name, welcher in der Online-Liste des CTI Clients angezeigt werden soll.
Email	An diese E-Mail-Adresse werden Statusnachrichten über den Faxversand geschickt, wenn dieser Teilnehmer ausgehend faxt (z. B. via Fax-Druckertreiber) oder wenn Mailbenachrichtigungen für verpasste Anrufe erhalten werden sollen (siehe Option "Mailbenachrichtigung für verpasste Anrufe" weiter unten).

1.2 Tab "Einstellungen"

Die auszufüllenden Optionen/Felder haben die folgende Bedeutung:

CTI Zugang aktivieren	Aktiviert die "CTI-Lizenz". So ist der Zugriff auf die vPBX mittels CTI Client, Smartphone App (Android, iPhone) und TAPI-Treiber für diesen Benutzer möglich. Informationen zum CTI Client und der Smartphone App entnehmen Sie bitte der separaten Bedienungsanleitung.
Darf Ansagen im Webportal verwalten	Dieser Teilnehmer darf Ansagen in seinem Webportal verwalten.
Darf öffentliches Adressbuch verwalten	Dieser Teilnehmer darf das Adressbuch in seinem Webportal verwalten.
Bei aktivem Gespräch besetzt signalisieren
Bei Klingeln besetzt signalisieren
Bei Gesprächen, welche die PBX nicht verlassen, interne Nummer anzeigen	Wenn Sie diese Option aktivieren, sieht der Empfänger des Anrufes bei Anrufen innerhalb der Telefonzentrale die unter "Interne Nummer" definierte Nummer anstelle derjenigen Nummer, welche unter "Angezeigte Nummer" gewählt wurde.
Erweiterte Infos an Telefone über Anrufe für diesen Benutzer senden	Auf unterstützten (SNOM 3XX) und korrekt konfigurierten Endgeräten wird durch diese Einstellung erreicht, dass auf dem Display bei konfiguriertem Pick-Up (siehe oben) sichtbar wird, wer einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin anruft. So kann ein gezielter Pick-Up gemacht werden. Ohne diese Einstellung verläuft ein Pick-Up quasi "blind". Achtung: diese Option ist veraltet und wird bald nicht mehr verfügbar sein.
Telefon befindet sich hinter NAT	Sofern sich die Telefonzentrale nicht direkt in Ihrem Büro befindet, diese Option immer aktiviert lassen.
Darf Anrufe aufzeichnen	Dieser Teilnehmer darf mittels seinem CTI-Client Anrufe aufzeichnen.
Mailbenachrichtigung für verpasste Anrufe	Es sollen Mailbenachrichtigung für verpasste Anrufe an die E-Mail-Adresse des Teilnehmers verschickt werden.
PUSH Benachrichtigung für ankommende Anrufe (wwmobile Android)	Bei eingehenden Anrufen wird eine PUSH Benachrichtigung an das entsprechende Android Smartphone mit der App geschickt, so dass ein solcher Anruf via Smartphone App entgegengenommen werden kann. Nur möglich mit CTI-Lizenz.
PUSH Benachrichtigung für verpasste Anrufe (wwmobile Android)	Wenn ein Anruf verpasst wurde, wird eine PUSH Benachrichtigung an das entsprechende Android Smartphone mit der App geschickt, so dass diese Benachrichtigung via Smartphone App angezeigt werden kann.
Dieser Benutzer ist kein Mitglied der Dialplan-Gruppe ALLUSERS	Mit dieser Option können Sie ein Telefon von der Gruppe ALLUSERS ausschliessen. Das bedeutet: falls Sie irgendwo im Dialplan konfigurieren, dass es bei ALLUSERS klingeln soll, so klingelt es überall, ausser bei denjenigen Telefonen, bei welchen diese Option aktiviert wurde.
Benutzer für andere Teilnehmer verstecken	Dieser Teilnehmer ist für die anderen Teilnehmer nicht sichtbar.
Interne Nummer	Die Nummer, unter welcher dieses Telefon intern erreichbar sein soll. Diese Nummer darf nur einmal unter allen Teilnehmern vergeben werden.
Angezeigte Nummer	Die Nummer, welche dem Empfänger des Anrufes bei abgehenden Anrufen angezeigt werden soll.
Angezeigte Nummer bei Umleitung	Falls eine interne oder zur Telefonzentrale gehörige öffentliche Nummer gewählt wurde, welche Umgeleitet ist, wird dem Angerufenen diese Nummer angezeigt. Der Sinn dieser Funktion besteht darin, dass ein Mitarbeiter, welcher sein Telefon umgeleitet hat, sehen kann, wer ihn anruft, selbst wenn ein Endgerät so eingerichtet wurde, dass bei abgehenden Anrufen normalerweise die Hauptnummer anstelle der Direktnummer angezeigt wird.

1.3 Tab "Mailbox"

Abonnierte Mailbox-Status: Hier können jene Nummern hinterlegt werden, für welche dieser Teilnehmer über den Status der Voicebox-Nachrichten notifiziert werden soll.

Persönliche Mailbox (intern/bei Vermittlung)

Mailbox aktivieren	Aktiviert die Voicebox / den Telefonbeantworter für diesen Teilnehmer. Diese Voicebox wird nur aktiv bei Anruf auf den Teilnehmer bzw. die interne Nummer. Die Zeit bis zur Ansage beträgt 20 Sekunden.
Email-Adresse	An diese E-Mail-Adresse werden die Mails mit den angehängten Voicebox-Nachrichten verschickt. Es kann nur eine E-Mail-Adresse angegeben werden (!)
Nachrichten auf der PBX speichern	Die Voicebox-Nachrichten werden auf der vPBX gespeichert und können mit einem Anruf auf 900 abgefragt werden.
Ansage	Hier kann die Voicebox-Nachricht hinterlegt werden, welche unter "Ansagen/Wartemusik" aufgenommen/hochgeladen wurde.

1.4 Tab "CTI" (nur mit CTI-Lizenz)

CTI Subscriptions	CTI Subscriptions
Ein- und Ausgehende Anrufe auf hier angegebenen Nummern erscheinen im CTI-Client in der Anrufliste:	Diese Nummern können hier im CTI-Client gewählt werden:

1.5 Tab "Callthrough" (nur mit CTI-Lizenz)

Callthrough: Mittels einer Smartphone-App () kann "durch die vPBX" hindurch telefoniert werden: Es wird per Mobilnetz oder Datenleitung (nur Android-App) ein Call zur vPBX aufgebaut und von dort zum effektiv Angerufenen. So können Sie abgehend Ihre Telefonnummern der vPBX signalisieren.

Quellnummer	Die Telefonnummer, von wo aus auf die vPBX angerufen wird: Ihre Mobilnummer.
Einwahlnummer	Die Telefonnummer, auf welche auf der vPBX angerufen wird: Eine selten bis gar nie anders verwendete Telefonnummer der vPBX.
PIN	Geben Sie hier 4 Ziffern an.
Anzeige	Die Telefonnummer, welche abgehend signalisiert werden soll.

1.6 Tab "PickUp"

Mit *8 können Anrufe abgenommen werden, welche auf anderen Telefonen klingeln. Die Rechte können hier eingestellt werden.

1.7 Tab "Regeln"

Dieser Tab ist selbsterklärend.

1.8 Der Schnell-Assistent

Mit dem Schnell-Assistenten wird der Aufwand für die Einrichtung eines Teilnehmers enorm verringert. Nach dem Durchlaufen sind folgende Dinge eingerichtet:

• Der entsprechende Teilnehmer unter "Benutzer/Telefone"
• Die nötigen Provisionierungsdaten unter "Provisionierung"
• Die entsprechenden Einträge unter "Telefonnummern"
• Falls angegeben, die Gruppenzugehörigkeit des Teilnehmers unter "Gruppen"

Alle Erklärungen zu den auszufüllenden Feldern sind unterhalb denselben geschrieben:

1.9 Online-Statistiken

Wenn Sie auf das blaue Symbol neben einem Benutzer/Telefon klicken, öffnet sich ein Fenster mit den Antwort-Statistiken des entsprechenden Gerätes. Gemessen wird die Antwortzeit auf SIP-Ebene, indem ein Options-Paket zum Endgerät geschickt und die Zeit gemessen wird, bis die Antwort bei der Telefonzentrale eintrifft. In dieser Statistik kann man sehr gut sehen, wann welches Gerät mit welcher Firmware angemeldet und erreichbar war und wann nicht. Sind alle Felder grün, bedeutet dies, dass die Verbindung in Ordnung ist. Sind hingegen viele Felder orange, so ist wahrscheinlich Ihre Internet-Anbindung überlastet oder zu langsam.

Sollten immer mal wieder rote Felder erscheinen, obwohl das Telefon ständig mit dem Internet verbunden war, besitzen Sie womöglich einen Router oder eine Firewall, welche/r die Kommunikation zwischen Endgerät und der Telefonzentrale stört! Bitte lesen Sie in diesem Fall den Abschnitt "Fehleranalyse" sorgfältig durch!

2. Provisionierung

Mittels der Provisionierung können Sie hauptsächlich Snom- und Yealink-Telefone automatisiert konfigurieren. Gigaset-Telefone können nicht provisioniert werden. Welche Telefone Sie provisionieren können, finden Sie unter "Provisionierung" / "Geräte" / "Typ".

Das Provisionieren der Telefone via vPBX bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Die Konfiguration der Telefone kann von einem entfernten PC erfolgen, wenn sie schon einmal provisioniert wurden.
• Die Tasten des Telefons können bequem über die vPBX konfiguriert werden. Gewisse Funktionen (z. B. die Gruppenan- und abmeldung) sind nur so möglich

2.1 Erstprovisionierung

Folgende Voraussetzungen müssen für die erste, aber auch für alle folgenden Provisionierungen eines Telefons erfüllt sein:

• Unter "Geräte" muss das Telefon richtig erfasst sein, d. h. die richtige MAC-Adresse und der richtige Typ.
• Unter "Konfigurationen" muss die Konfiguration richtig eingegeben sein. Unter Abrufstatus muss "Freigabe bis DD.MM. hh:mm:ss" stehen. Dies kann durch Klicken auf "Provisionieren/Freigeben" verlängert werden.
• Unter "Zugriffsrechte" muss die richtige IP (z. B. 194.246.118.235/32) angeben sein.
• Auf dem Telefon muss die richtige Provisionierungs-URL hinterlegt und evtl. noch andere Einstellungen gesetzt werden.

Es lohnt sich, für das folgende im Browser zwei Tabs aufmachen: Einer für die vPBX und weitere mit der jeweiligen IP der Telefone (= Sie müssen die IPs der zu konfigurierenden Telefone wissen). Ein neues Gerät kann mit Klick auf das  unter "Provisionierung" hinzugefügt werden:

Eine neue Linie wird unter "Geräte" hinzugefügt. Klicken Sie auf diese Linie und gehen Sie je nach Telefon-Typ wie folgt vor:

2.2 Erfassen des Telefongeräts: Snom

Die auszufüllenden Optionen/Felder haben die folgende Bedeutung:

Bezeichnung	Hier können Sie die Bezeichnung des Telefons angeben. Üblicherweise ist dies die Bezeichnung des Teilnehmers.
MAC / IPEI	Hier muss die MAC- bzw. IPEI-Adresse des Telefons angegeben werden. Die MAC-Adresse finden Sie auf dem Telefon unter "Status"/"System Information":
Statische IP	Hier kann die statische IP des Telefons im LAN angegeben werden, z. B. 192.168.178.34. Es wird die Netzwerkmaske 255.255.255.0 und der Default Gateway 192.168.178.1 ergänzt.
Typ	Hier müssen Sie angeben, welches Snom-Telefon Sie verwenden.
Auto-Update	Beim Provisionierungsvorgang wird überprüft, ob sich auf dem Telefon die neueste Firmware befindet (zurzeit 8.7.5.35). Falls dem nicht so ist, wird das Telefon auf diese Firmware upgraded.
Telefonbuch provisionieren	Diese Funktion funktioniert mit Snom-Telefonen leider nicht, womit dies nicht empfohlen ist. Um das Telefonbuch zu nutzen, empfiehlt sich der CTI-Client.
Sondereinstellungen	Hier können per XML weitere Konfigurationseinstellungen angegeben werden, z. B. das Aktivieren der Voicebox für die Idendität 1: <user_mailbox idx="1" perm="">mailboxuser</user_mailbox>

2.3 Erfassen des Telefongeräts: Yealink

Die auszufüllenden Optionen/Felder haben die folgende Bedeutung:

Bezeichnung	Hier können Sie die Bezeichnung des Telefons angeben. Üblicherweise ist dies die Bezeichnung des Teilnehmers.
MAC / IPEI	Hier muss die MAC- bzw. IPEI-Adresse des Telefons angegeben werden. Die MAC Adresse finden Sie im Display vom Yealink unter "Menu→Aktiv". Alternativ finden Sie die MAC Adresse auch im Webinterface vom Yealink:
Statische IP	Hier kann die statische IP des Telefons im LAN angegeben werden, z. B. 192.168.178.34. Es wird die Netzwerkmaske 255.255.255.0 und der Default Gateway 192.168.178.1 ergänzt.
Typ	Hier müssen Sie angeben den Typ "Yealink" anwählen.
Sprache	Hier können Sie die Sprache des Yealinks auswähhlen.
Adminpasswort	Hier kann das Passwort für den Yealink Benutzer "admin" definiert werden.
Benutzerpasswort	Hier kann das Passwort für den Yealink Benutzer "user" definiert werden.
Action URI Freigabe	Hier kann man eine Action URI definieren. Genau Beispiele findet man auf der Yealink Anleitung
Hintergrundbild	Schicken Sie die Hintergrundbilder im png-Format an voip@iway.ch. Die Grössen der Bilder müssen folgende sein: Telefon Auflösung Maximale Dateigrösse Yealink T46G bzw. T46S <=480*272 <=5 MB Yealink T48G bzw. T48S <=800*480 <=5 MB Danach erscheinen die Hintergrundbilder in diesem Drop-Down-Menü und Sie können sie provisionieren.

2.4 Erstellen eines Provisionierungsprofils

Klicken Sie auf den Tab "Konfigurationen". Mit dem Klick auf das 
unten links wird ein neues Provisionierungsprofil angelegt.

Einstellungen

Profilname	Hier können Sie den Profilnamen angeben. Üblicherweise ist dies die Bezeichnung des Teilnehmers.
Profilnummer
Profil PIN	Hier können Sie einen PIN für das Profil eingeben (optional). Mit diesem PIN kann einem Telefon die gewünschte Konfiguration zugewiesen werden, ohne dass dies im Webinterface konfiguriert werden muss. Auf diese Weise können nomadische Benutzer an verschiedenen Arbeitsplätzen dieselbe Konfiguration verwenden
Verknüpftes Gerät	Wählen Sie hier dasjenige Gerät aus, welchem das erstellte Profil zugewiesen werden soll.

Provisionierte Identitäten

Hier werden die Identitäten angezeigt, welche auf dieses Telefon provisioniert werden. Üblicherweise wird nur eine Identität auf ein Telefon konfiguriert/provisioniert. Mit einem Klick auf den Benutzer (in diesem Fall "iwaytest") werden die Einstellungen für diese Identität angezeigt:

Hier kann das Anklopfen aktiviert und der Klingelton eingestellt werden.

Identität hinzufügen

Fügen Sie dem Profil mittels des Dropdown-Menüs und + eine oder mehrere Identitäten zu den provisionierten Identitäten.

Konfigurierte Funktionstasten

Hier können die Funktionstasten für das Telefon konfiguriert werden, siehe nächstes Kapitel "Konfiguration von Funktionstasten".

Konfigurieren/Ändern einer Funktionstaste

Mit einem Klick auf die entsprechende Zeile mit der Funktionstaste, kann diesselbe geändert werden, siehe Screenshot rechts. Unter "Funktionstaste konfigurieren" können folgende Einstellungen konfiguriert werden:

Taste	Hier kann die Nummer der Taste angegeben werden. Beachten Sie dabei beim entsprechenden Telefon, welche Taste welche Nummer hat.
Funktion	Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Keine: Diese Taste soll explizit keine Funktion haben. Damit können Sie einer schon einmal provisionierten Funktionstaste keine Funktion zuweisen. Nebenstelle: zeigt an, ob ein Mitarbeiter verfügbar ist oder nicht (auch BLF ("Busy Lamp Function") genannt). Ist er frei, kann der Mitarbeiter per Druck auf die Taste angerufen werden. Weiter kann ein Anruf mittels Pick-Up angenommen werden, falls ein Anruf beim entsprechenden Mitarbeiter klingelt (blinkendes Lämpchen) und die Benutzer unter „Benutzer/Telefone“ so konfiguriert wurden, dass ein Pick-Up erlaubt wird (siehe hierzu „Benutzer/Telefone“). Direktwahl: hier können Sie eine interne oder externe Telefonnummer hinterlegen, welche bei Betätigung der entsprechenden Taste gewählt werden soll. Linie/Identität: Mittels der Linientasten können Sie einerseits bei ausgehenden Anrufen wählen, über welche Identität telefoniert werden soll (falls mehrere Identitäten provisioniert wurden) und andererseits werden die Tasten zum Makeln verwendet, falls Sie mehrere Gespräche gleichzeitig führen. Details hierzu entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung Ihres Endgerätes. Headset: Programmiert eine Taste zur Aktivierung oder Deaktivierung des Headsets (nur Panasonic KX-UT). Sonderschaltung: Mit dieser Taste kann der unter "Wert" konfigurierte Sonderschaltung aktiviert und deaktiviert werden. DTMF (nur SNOM): Mit dieser Taste kann der unter "Wert" konfigurierte Wert als DTMF geschickt werden. Diese Funktion steht nur bei Snom-Telefonen zur Verfügung. Gruppenanmeldung: Mit dieser Taste wird dieser Teilnehmer an der unter "Wert" eingestellten Gruppe an- und abgemeldet. Umleitungsstatus: Über den Umleitungsstatus wird auf Ihrem Endgerät signalisiert, ob eine Umleitung eingerichtet ist. Weiter kann hier eine Umleitung auf eine beliebige Nummer vorgenommen werden, mittels Aktivierung der Taste.
Wert	Hier wird der Wert zu der Funktion eingestellt.
Beschriftung	Das Ausfüllen dieses Feldes macht nur Sinn, wenn diese Beschriftung auch angezeigt werden kann, wie dies z. B. bei Yealink-Telefonen möglich ist.

Klicken Sie auf 
, um die Änderungen zu übernehmen.

Hinzufügen einer Funktionstaste

Klicken Sie auf das  unten links von "Konfigurierte Funktionstasten":

Löschen einer Funktionstaste

Klicken Sie auf das  am rechten Ende einer Funktionstaste:

Tastaturbelegung Yealink T48G

1	12	18	24	7
2	13	19	25	8
3	14	20	26	9
4	15	21	27	10
5	16	22	28	11
6	17	23	29	n/a

2.5 Setzen der Zugriffsrechte

Unter "Zugriffsrechte" müssen die öffentliche IP-Adressen und zugehörige Subnetze der Telefone angegeben werden, welche für die Provisionierung auf die vPBX zugreifen dürfen. Diese IPs/Subnetze müssen konfiguriert werden, sonst funktioniert die Provisionierung der Telefone nicht.

Mittels Klick auf  kann ein neues IP-Netz angegeben werden, mit  kann das IP-Netz wieder gelöscht werden. Mit einem Klick auf  werden die Änderungen übernommen.

2.6 Übernehmen der Konfiguration auf das Telefon: Provisionierung auf der vPBX freigeben

Mit einem Klick auf  wird die Konfiguration zur Provisionierung freigegeben. Der "Abrufstatus" ändert auf , wobei die Zeit 10 Minuten in die Zukunft ist, d. h. man hat ab jetzt 10 Minuten Zeit, um den Provisionierungsvorgang auf dem Telefon zu starten.

2.7 Übernehmen der Konfiguration auf das Telefon: Snom

Stellen Sie sicher, dass sich auf dem Snom-Telefon eine genügend neue Firmware befindet. Am besten installieren Sie gleich die Version 8.7.5.35. Hier sehen Sie, welche Firmware sich auf dem Snom Telefon befindet:

Auf den Snom-Telefonen müssen unter "Advanced" / "Update" folgende folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Update Policy:	Wenn Sie dies auf "Update automatically" einstellen, können Sie einen Firmware-Update von der vPBX aus vornehmen, ohne dass das Bestätigen des Firmware-Updates auf dem Telefon nötig ist.
Setting URL:	Diese muss wie folgt aussehen: https://[Ihre_vPBX].vpbx.iway.ch/snomprov.php d. h. zum Beispiel https://beispiel.vpbx.iway.ch/snomprov.php

Wenn das "Setting URL"-Feld geändert wurde, verlangt das Snom-Telefon einen Neustart. Führen Sie diesen durch.

2.8 Übernehmen der Konfiguration auf das Telefon: Yealink

Seit der Firmware 35.81.0.70 ist das Ändern dieser Option unter "Vertrauenswürdige Zertifikate" nicht mehr nötig. Am besten machen Sie einen Firmware-Upgrade auf die neuste Version und fahren direkt mit dem nächsten Schritt weiter. 

Auf den Yealink-Telefonen muss unter "Sicherheit" / "Vertrauenswürdige Zertifikate" die Option "Akzeptiere nur vertrauenswürdige Zertifikate" ausgeschaltet werden. Klicken Sie auf "Bestätigen" und das Yealink-Telefon startet neu.

Unter "Settings" / "Automatische Einrichtung" muss hinter "Server URL" folgendes angegeben werden:

https://[Ihre_vPBX].vpbx.iway.ch/[MAC-Adresse des Telefons].cfg


Seit KVM201 genügt nur der VPBX Link: https://[Ihre_vPBX].vpbx.iway.ch

d. h. zum Beispiel

https://beispiel.vpbx.iway.ch/001565942C2F.cfg


KVM201: https://beispiel.vpbx.iway.ch

Die MAC-Adresse ist hier zu finden:

Danach klicken Sie auf "Autoprovision Now" und das Yealink Telefon sollte neu starten und sich die Konfiguration holen.

Übernehmen der Konfiguration auf das Telefon: Panasonic

https://[Ihre_vPBX].vpbx.iway.ch/Panasonic.php?mac={mac}

https://beispiel.vpbx.iway.ch/Panasonic.php?mac={mac}

2.9 Kontrolle, ob Konfiguration übernommen wurde

Wurde die Konfiguration abgerufen, ändert der "Abrufstatus" unter "Provisionierung"/"Konfigurationen" auf "Abgerufen am ...".

Ab jetzt gelten für die Telefone die Zugangsdaten, welche unter "Allgemeine Einstellungen" gesetzt wurden, also meistens

Username: admin

Passwort: asdf1234

2.10 Checkliste, falls Provisionierung nicht funktioniert

• Wurde das Telefon unter "Geräte" richtig erfasst sein, d. h. wurde die richtige MAC-Adresse und der richtige Typ erfasst?
• Wurde die Provisionierung unter "Konfigurationen" noch genügend lange freigegeben (Unter "Abrufstatus" muss "Freigabe bis DD.MM. hh:mm:ss" stehen. Dies kann durch Klicken auf "Provisionieren/Freigeben" verlängert werden)?.
• Wurde unter "Zugriffsrechte" die richtige IP (z. B. 194.246.118.235/32) angegeben?
• Wurde auf dem Telefon die richtige Provisionierungs-URL hinterlegt?
• Falls ein Snom-Telefon provisioniert wird: Ist die Firmware genügend neu?
• Falls ein Yealink-Telefon provisioniert wird: Wurden die vertrauenswürdigen Zertifikate deaktiviert, wie unter "2.8 Übernehmen der Konfiguration auf das Telefon: Yealink" beschrieben?

2.11 Allgemeine Einstellungen

Hier können die Einstellungen konfiguriert werden, welche für alle Telefone dieser vPBX provisioniert werden sollen:

Timeserver	Hier können Sie den gewünschten Timeserver angeben, d. h. typischerweise ntp.iway.ch
Admin Passwort	Hier können Sie das Admin Passwort für die Telefone angeben.
Benutzer Passwort	Hier können Sie das Benutzer Passwort für die Telefone angeben.
Sprache	Hier können Sie die Sprache für die Telefone angeben.
Hintergrundbild
Yealink Action URI Freigabe (IP, any oder leer)
Yealink BLF Modus
Yealink Label Länge
Yealink Timeout Hintergrundbeleuchtung
Standard für Anklopfen
Anzahl Linien pro Identität
OMM Version

3. Telefonnummern (Gleichbleibende Zuweisung von Telefonnummern zu Dialplänen)

In diesem Menü "Telefonnummern" können Sie hauptsächlich bei der Verwendungsart "Telefon" bestimmen, welche Teilnehmer zu welchen Zeiten klingeln sollen, d. h. wie die Dialpläne konfiguriert sollen. Diese Dialpläne hier sind dazu gedacht, eher statisch zu sein, d. h. sie sind jede Woche gleich. Für eher dynamische Dialpläne ist das Menü "Sonderschaltungen".

Weiter können Sie unter "Verwendungsart" bestimmen, was sonst noch bei Anruf auf die entsprechende Nummer geschehen soll.

Im rot markierten Bereich, können Sie die Dialpläne der gewünschten Nummern anpassen.

Die Dialpläne der verschiedenen Nummern verhalten sich unabhängig von einander.

3.1 Verwendungsarten

Eine Telefonnummer kann vier verschiedene Funktionen haben:

Telefon	Wählen Sie diese Verwendungsart, falls Sie Anrufe auf diese Nummer auf einem oder mehreren angeschlossenen Endgeräten klingeln lassen möchten. Falls Sie einen Fax-Adapter (z.B. Cisco SPA112) für ankommende Faxe auf diese Nummer verwenden, ist ebenfalls diese Verwendungsart zu wählen
Virtueller Fax	Wählen Sie diese Verwendungsart, falls Sie die betreffende Nummer als elektronischen Fax nutzen möchten
Konferenzraum	Wählen Sie diese Verwendungsart, falls Sie die betreffende Nummer als Konferenzraum nutzen möchten
FollowMe	Wählen Sie diese Verwendungsart, falls Sie über diese Nummer Umleitungen auf der vPBX vom Fest- oder Handynetz her umprogrammieren möchten

3.2 Verwendungsart "Telefon"

Die Verwendungsart "Telefon" ist dann zu wählen, wenn Sie mit einem unter "Benutzer/Telefone" konfigurierten Endgerät oder einer externen Nummer Anrufe auf diese Nummer entgegennehmen möchten. Hierbei können Sie abhängig von der Uhrzeit und dem Wochentag oder Datum eine bestimmte Verhaltensweise definieren. Eine solche Verhaltensweise wird in der Folge Dialplan genannt.

Pro Nummer stehen Ihnen zehn Dialpläne zur Verfügung. Das heisst: Sie können zehn verschiedene Verhaltensweisen pro Nummer definieren. Falls sich Dialpläne zeitlich überschneiden, wird jeweils der "vorderste" (von links nach rechts) verwendet. Beispielsweise erhält Dialplan 1 Vorzug vor Dialplan 3, falls zu einem gewissen Zeitpunkt beide aktiv wären. Eine Ausnahme bilden hier datumsabhängige Dialpläne: Diese übersteuern Dialpläne, welche an Wochentage gebunden sind, selbst wenn letztere "weiter vorne" definiert wurden.

Pro Zeile (in der Folge auch Schritt genannt) des Dialplans wird jeweils definiert, wie lange die Aktionen auf der entsprechenden Zeile ausgeführt werden sollen, bevor die nächste Zeile abgearbeitet wird. Werden auf derselben Zeile mehrere Teilnehmer definiert, so klingelt es bei diesen gleichzeitig. Dasjenige Gerät, welches als erstes abgehoben wird, erhält den Anruf. Die weiteren Geräte hören automatisch auf zu klingeln. Zusätzlich kann man bei jeder Zeile den Modus definieren.

Ausführung Dialplan-Schritte

Die Dialplan-Schritte werden solange ausgeführt, wie die Kriterien noch zutreffen. Ein Schritt, welcher auf einen Schritt mit den Modi 2-6 folgt, wird nur dann ausgeführt, falls der Schritt mit den Modi 2-6 ausgeführt wird.

Definition Telefon-Stati

Wenn das Telefon angemeldet ist, kann es besetzt zurückmelden oder niemand kann abnehmen. Wenn das Telefon nicht angemeldet ist, meldet es nichts zurück. Beim CTI-Client gilt der Status "nicht verfügbar" als "nicht angemeldet".

angemeldet	Der SIP-Account des Telefons ist auf der vPBX angemeldet.
nicht angemeldet	Der SIP-Account des Telefons ist nicht auf der vPBX angemeldet. Beim CTI-Client gilt “nicht verfügbar” als “nicht angemeldet”. Ist ein Telefon nicht angemeldet, kann es nicht "keine Antwort" geben und auch nicht "besetzt" zurückmelden.
keine Antwort	Das Telefon ist angemeldet und nicht besetzt, aber niemand nimmt ab, d. h. das Telefon läutet nur, aber niemand nimmt ab
besetzt	Das Telefon ist angemeldet, meldet aber “besetzt” (“busy”) zurück. Ist das Telefon nicht angemeldet, kann es auch nicht "besetzt" zurückmelden.

Kurz: Ein Telefon kann angemeldet sein oder nicht. Ist ein Telefon angemeldet, kann niemand abnehmen ("keine Antwort geben") oder jemand telefoniert (= das Telefon meldet "besetzt" zurück).

Modi Kurzversion

Modus 1	Dieser Schritt wird immer ausgeführt. Falls alle Teilnehmer im im vorhergehenden Schritt alle Teilnehmer besetzt oder nicht angemeldet sind, wird gleich der nachfolgende Schritt ausgeführt.
Modus 2	Dieser Schritt wird nur ausgeführt, falls im vorhergehenden Schritt alle Teilnehmer besetzt sind.
Modus 3	Dieser Schritt wird nur ausgeführt, falls im vorhergehenden Schritt alle Teilnehmer keine Antwort geben.
Modus 4	Dieser Schritt wird nur ausgeführt, falls im vorhergehenden Schritt alle Teilnehmer besetzt sind oder keine Antwort geben.
Modus 5	Dieser Schritt wird nur ausgeführt, falls im vorhergehenden Schritt alle Teilnehmer nicht angemeldet sind.
Modus 6	Dieser Schritt wird nur ausgeführt, falls im vorhergehenden Schritt alle Teilnehmer nicht angemeldet sind oder keine Antwort geben.

Daraus folgt: Schritt 1 muss immer den Modus 1 haben. Die Modi 2-6 können somit nur ab der zweiten Zeile verwendet werden.

Dialplan Beispiel:

Hier klingelt der Anruf erst für 10 Sekunden bei user1 und user2. Falls beide besetzt sind oder den Anruf nicht beantworten, klingelt es für 20 Sekunden bei user1 und auf der externen Nummer 0555555555.

Die weiteren Felder: 

Vor Dialplan	Falls Sie dem Anrufer vor der Abarbeitung des Dialplans eine Ansage abspielen möchten, können Sie dies hier definieren
Nach Dialplan	Falls Sie dem Anrufer nach Abarbeitung des Dialplans eine Ansage abspielen möchten, können Sie dies hier definieren (z.B.: "Beispielfirma, guten Tag. Leider können wir im Moment Ihren Anruf nicht persönlich entgegennehmen...")
Wartemusik	Legen Sie hier fest, welche Wartemusik verwendet werden soll, falls ein Anrufer in die Haltung gesetzt wird. Dies ermöglicht es Ihnen, auf verschiedenen Nummern verschiedene Wartemusiken zu definieren.
Wartemusik beim Klingeln	Definieren Sie hier, ob der Anrufer Wartemusik anstelle des üblichen Klingeltones hören soll, während die Endgeräten klingeln.
Email-Adresse	Legen Sie hier fest, an welche Mail-Adresse eine durch den Anrufer hinterlegte Nachricht gesendet werden soll.
Mailbox nach Dialplan aktivieren	Falls dem Anrufer die Möglichkeit geboten werden soll, eine Nachricht zu hinterlegen, falls der Anruf im Dialplan nicht beantwortet wurde, aktivieren Sie diese Funktion. Falls Sie eine eigene Ansage verwenden möchten, konfigurieren Sie diese bitte unter "Ansage/Wartemusik nach Dialplan". Ansonsten wird eine Standardansage verwendet.
Wartemusik (abgehend)	Die hier definierte Musik wird dann verwendet, wenn jemand mit dieser Nummer abgehend telefoniert und die Gegenseite in die Haltung setzt.
Direkte Umleitung (übersteuert Dialpläne)	Falls Sie vorübergehend sämtliche Anrufe auf eine Nummer umleiten möchten, ohne die Dialpläne verändern zu müssen, können Sie die Umleitung hier eintragen. Diese Einstellung übersteuert sämtliche Dialpläne der entsprechenden Nummer! Beachten Sie: falls Sie die Follow me Funktion verwenden, um Umleitungen einzurichten und wieder zu entfernen, wird ebenfalls dieses Feld manipuliert. Per Follow me gesetzte Umleitungen sind also in diesem Feld des Web-Interfaces sicht- und veränderbar.
Mailbox Einstellungen	Weitere Informationen zur Mailbox entnehmen Sie bitte dem separaten Kapitel.

Um Ihnen die hierdurch zur Verfügung stehenden Möglichkeiten vor Augen zu führen, betrachten wir folgende Beispiele:

Beispiel 1:

Die Beispielfirma hat hat folgende Öffnungszeiten: Mo-Fr von 08:00 – 12:00 und von 13:00 – 17:30. Herr Braun ist für den Empfang der Telefone zuständig. Sollte er aber besetzt sein oder nimmt nicht ab, gelangt der Anruf im Ringruf. Wenn Niemand vom Ringruf den Anruf entgegen nehmen kann, gelangt der Anrufer zur Mailbox. Ausserhalb der Öffnungszeiten wird eine automatische Ansage ohne Mailbox abgespielt. 

Den ersten Dialplan verwendet man für den Vormittag.

1.	Der erste Dialplan für den Vormittag muss zeitlich definiert werden. Unter Name wurde der Dialplan auf "Vormittag" umbenannt. Als Modus wählt man hier "Wochentag", da die Öffnungszeiten jede Woche gleich sind. Danach wurde die Zeit von 08:00 bis 11:59 definiert. Unter den Tagen wählt man Mo bis Fr.
2.	Hier wird definiert, wie ein eingehender Anruf sich verhaltet. Auf der ersten Zeile wählt man den Modus 1, Dauer auf 20 Sekunden und bei Teilnehmer 1 wird "braun" ausgewählt. Somit sollte grundsätzlich jeder eingehender Anruf 20 Sekunden beim Telefon von Herr Braun läuten. In der nächsten Zeile wählt man den Modus 4, Dauer auf 20 Sekunden und bei Teilnehmer 1 wird die selbst definierte Gruppe "Ringruf" definiert (siehe Kapitel 7). Da der Modus auf 4 gewählt wurde, werden alle Anrufe in den Ringruf geleitet wenn, das Telefon "braun" besetzt ist oder ein Anruf nach 20 Sekunden vom Telefon "braun" nicht angenommen wurde.
3.	Sollte nach max. 40 Sekunden niemand den Anruf entgegen genommen haben, gelangt es zur Mailbox. Beim Punkt "Nach Dialplan" wurde die Ansage "Nicht Verfügbar" angewählt (siehe Kapitel 6). Bei Email-Adresse trägt man die Empfängeradresse für die Mailbox Nachrichten ein. Das Feld "Mailbox nach Dialplan aktivieren" muss angewählt sein. Mit diesen Einstellungen wird zum Schluss immer die selbst aufgenommene Ansage abgespielt und danach kann der Anrufer eine Nachricht auf die Mailbox hinterlassen.

Beim Dialplan 2 sind alle Einstellungen genau gleich wie beim Dialplan 1/Vormittag. Hier muss nur die Zeit auf den Nachmittag angepasst werden.

1.	Der erste Dialplan für den Nachmittag muss zeitlich definiert werden. Unter Name wurde der Dialplan auf "Vormittag" umbenannt. Als Modus wählt man hier "Wochentag", da die Öffnungszeiten jede Woche gleich sind. Danach wurde die Zeit von 13:00 bis 17:29 definiert. Unter den Tagen wählt man Mo bis Fr.
2.	Hier wird definiert, wie ein eingehender Anruf sich verhaltet. Auf der ersten Zeile wählt man den Modus 1, Dauer auf 20 Sekunden und bei Teilnehmer 1 wird "braun" ausgewählt. Somit sollte grundsätzlich jeder eingehender Anruf 20 Sekunden beim Telefon von Herr Braun läuten. In der nächsten Zeile wählt man den Modus 4, Dauer auf 20 Sekunden und bei Teilnehmer 1 wird die selbst definierte Gruppe "Ringruf" definiert (siehe Kapitel 7). Da der Modus auf 4 gewählt wurde, werden alle Anrufe in den Ringruf geleitet wenn, das Telefon "braun" besetzt ist oder ein Anruf nach 20 Sekunden vom Telefon "braun" nicht angenommen wurde.
3.	Sollte nach max. 40 Sekunden niemand den Anruf entgegen genommen haben, gelangt es zur Mailbox. Beim Punkt Nach Dialplan wurde die Ansage "Nicht Verfügbar" angewählt (siehe Kapitel 6). Bei Email-Adresse trägt man die Empfängeradresse für die Mailbox Nachrichten ein. Das Feld "Mailbox nach Dialplan aktivieren" muss angewählt sein. Mit diesen Einstellungen wird zum Schluss immer die selbst aufgenommene Ansage abgespielt und danach kann der Anrufer eine Nachricht auf die Mailbox hinterlassen.

Der 3. Dialplan wird nur ausserhalb der Öffnungszeiten aktiviert (Mittags, nach 17:30, Samstags & Sonntags). 

1.	Hier wurden alle 7 Tage und 24 Stunden ausgewählt. Somit überschneidet sich der 3. Dialplan zeitlich mit dem Dialplan 1 & 2. Wenn sich Dialpläne überschneiden, kommt immer derjenigen mit der tiefsten Nummer zum Zug. Somit werden alle Zeiten Ausserhalb der Öffnungszeiten abgedeckt.
2.	Damit direkt die Mitteilung kommt, wurde bei "Nach Dialplan" die Ansage "Ausserhalb Öffnungszeiten" ausgewählt (siehe Kapitel 6). Nachdem die Ansage abgespielt wurde, wird der Anruf automatisch beendet

3.3 Verwendungsart Virtueller Fax

Diese Verwendungsart ermöglicht es Ihnen, ankommende Anrufe auf die betreffende Nummer von einem virtuellen Fax entgegennehmen zu lassen.

Die auszufüllenden Felder haben die folgende Bedeutung: 

1.	* E-Mail: Hier legen Sie fest, an welche Mailadresse ein empfangener Fax gesendet werden soll. Ebenso werden an die hier angegebene Adresse Statusnachrichten geschickt, wenn Sie einen Fax versenden  Sender Kennung: Hier definieren Sie, mit welcher Kennung sich der Fax bei der Gegenseite melden soll
2.	* Faxversand zulassen: Hier wird definiert welcher Benutzer mit der ausgewählten Nummern ausgehend faxen darf.

Mit diesen Varianten kann man virtuell ausgehend faxen: 

• über den CTI Client
• über die VPBX Weboberfläche (Mehr hierzu im Kapitel 10)
• über den Windows Faxtreiber (Mehr hierzu im Kapitel 10)

3.4 Verwendungsart Konferenzraum 

Diese Verwendungsart ermöglicht es Ihnen, die gewählte Nummer als Konferenzraum zu verwenden. Ruft ein Anrufer auf diese Nummer an, landet er automatisch im Konferenzraum. 

1.	* PIN: Hier legen Sie fest, welchen aus Ziffern bestehenden PIN der Anrufer eingeben muss, um Zugriff zum Konferenzraum zu erhalten. Wird kein PIN festgelegt, kann sich per Wahl der entsprechenden Nummer jeder Anrufer in den Konferenzraum einwählen. Daher wird ein PIN sehr empfohlen.
2.	* Konferenzmanagement über das Webinterface zulassen für: Hier wird definiert welcher Benutzer Zugriff auf das Konferenzmanagement von der VPBX Webinterface hat.

Beachten Sie, dass Sie auch Anrufer in eine Konferenz einladen können. Mehr hierzu im Kapitel 9. 

3.5 Verwendungsart Follow me 

Follow me Nummern ermöglichen es, Umleitungen beliebiger Nummern, welche von der Telefonzentrale verwaltet werden, zu aktivieren, deaktivieren oder modifizieren. Die Follow me Nummer kann sowohl mittels eines an die Telefonzentrale angeschlossenen Gerätes, als auch vom Festnetz oder Mobiltelefon her bedient werden. Hierbei wird die Funktion durch einen PIN geschützt.

Verwendung von SIP-Telefonen aus:
Aktivieren: FollowMeNummer*PIN*UmzuleitendeNummer*Zielnummer
Deaktivieren: FollowMeNummer*PIN*UmzuleitendeNummer*

Verwendung vom Mobiltelefon aus:
Aktivieren: FollowMeNummer wählen, per DTMF (Tonwahlverfahren) PIN*UmzuleitendeNummer*Zielnummer hinterher schicken.
Deaktivieren: FollowMeNummer wählen, per DTMF PIN*UmzuleitendeNummer* hinterher schicken.

Wie man auf Ihrem Mobiltelefon die DTMF-Übertragung nach der Nummernwahl automatisieren kann, entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung Ihres Mobiltelefons (meist per vorangestellter Pause).

4. Mailbox

Aufgrund der eingangs erwähnten Philosophie und Flexibilität gibt es zwei verschiedene Orte, an welchen Mailboxen (auch: Telefonbeantworter, Voicebox) eingerichtet werden können. Folgende zwei Varianten bietet die VPBX an:

• An Dialplan gebunden Mailboxen: Die an die Dialpläne gebundenen Mailboxen kommen immer dann zum Zuge, wenn jemand auf die zugehörige öffentliche Nummer angerufen hat und der Anruf weder beantwortet, noch per "LINK" mit einer anderen Nummer verknüpft wurde
• Interne Mailboxen: Die interne Mailboxen kommen dann zum Zuge, wenn jemand intern mittels Kurznummer zu erreichen versucht wird, oder wenn man einen Anrufer ohne Rückfrage (auch als blind bezeichnet) an jemanden vermitteln will und die Zielperson besetzt oder 20 Sekunden nicht erreichbar ist.

4.1 An Dialpläne gebundene Mailboxen

Unter Telefonnummern, können die Mailboxen für die einzelnen öffentlichen Nummern unabhängig definiert werden.

Bedeutung der Felder: 

• Email-Adresse: Die Adresse, an welche eine durch den Anrufer aufgezeichnete Nachricht gesendet werden soll.

• Mailbox nach Dialplan aktivieren: Legt fest, ob die Mailbox aktiviert werden soll oder nicht.

• Nachrichten auf der PBX speichern: Legt fest, ob Nachrichten auf der Telefonzentrale für einige Tage gespeichert werden sollen oder nicht. Somit kann man über das Telefon die Mailbox abrufen. Da im Normalfall die Verwaltung von Mail-Nachrichten bequemer ist, wird diese Option selten benutzt.

• PIN: Ist nur dann sichtbar, wenn die Option "Nachrichten auf der PBX speichern" aktiviert wurde. Mit dem PIN schützen Sie Ihre Mailbox vor unerlaubten Zugriffen. Der PIN ist optional.

4.2 Interne Mailboxen

Unter Benutzer/Telefone → Persönliche Mailbox (intern/bei Vermittlung), kann die interne Mailbox des Benutzers aktiviert werden.

Bedeutung der Felder:

• Mailbox aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, falls Sie die interne Mailbox aktivieren möchten.
• Email-Adresse: Die Adresse, an welche eine durch den Anrufer aufgezeichnete Nachricht gesendet werden soll.
• Nachrichten auf der PBX speichern: Legt fest, ob Nachrichten auf der Telefonzentrale für einige Tage gespeichert werden sollen oder nicht. Somit kann man über das Telefon die Mailbox abrufen. Da im Normalfall die Verwaltung von Mail-Nachrichten bequemer ist, wird diese Option selten benutzt.
• PIN: Ist nur dann sichtbar, wenn die Option "Nachrichten auf der PBX speichern" aktiviert wurde. Mit dem PIN schützen Sie Ihre Mailbox vor unerlaubten Zugriffen.
• Ansage: Wählen Sie hier die Ansage der Mailbox. Falls Sie hier keine Ansage wählen, wird eine Standardansage ("Die Person mit der Nummer...") abgespielt.

4.3 Mailbox abonnieren

Abonnierte Mailbox-Status: Hier können Sie festlegen, welche Mailbox-Status ein bestimmtes Endgerät erhalten soll. Befindet sich auf der Mailbox von der gewählten Nummern eine neue Nachricht und wurde bei dieser die Option "Nachrichten auf der PBX speichern" aktiviert, so wird das Gerät entsprechend informiert. Je nach Konfiguration des Endgerätes erscheint hierdurch auf dem Display eine Anzeige.

4.4 Mailbox übers Telefon abrufen

Wenn die Option "Nachrichten auf der PBX speichern" auf einer Mailbox aktiv ist, können die Nachrichten mit der Kurzwahl 900 abgerufen werden. Sollte eine oder mehrere öffentliche Nummern und eine interne Mailbox abonniert/eingerichtet sein, muss bei der Abfrage die öffentliche Nummer oder interne Nummer über die Telefontastatur eingegeben werden. 

5. Mappings

Mittels der Mappings können Zielnummern umgeschrieben werden. So ist es beispielsweise möglich, Kurzwahlen für externe Nummern einzurichten oder auch per Kurznummer in den Dialplänen zu landen.

Beispiel: Peter Mustermann ist Mitarbeiter der Firma Testfirma. Seine Kurzwahl lautet 75 und ich möchte, dass ich per Wahl der Nummer 275 auf seinem Handy mit der Nummer 0795556677 lande. Um dies zu erreichen, kann ich ein neues Mapping mit den folgenden Werten anlegen:

Weiter hat Peter Mustermann mehrere Telefone. Es wäre also hilfreich, wenn man ihn intern nicht auf all seinen Apparaten einzeln anzurufen versuchen müsste, sondern den seiner Direktnummer zugewiesenen Dialplan verwenden könnte, welcher automatisch auf all seinen Telefonen gleichzeitig klingelt. Um dies zu erreichen, kann ich ein neues Mapping mit den folgenden Werten anlegen:

Beachten Sie: die Mappings werden jeweils am Anfang eines Anrufes abgearbeitet. Das heisst: die Telefonzentrale verhält sich danach genau so, als wäre direkt "Neue Nummer" anstelle von "Original Nummer" gewählt worden. Gleichzeitig bedeutet dies aber auch, dass Mappings innerhalb von Dialplänen nicht funktionieren! Wenn Sie also die Nummer 275 in einen Dialplan eintragen, wird 0795556677 nicht klingeln.

6. Ansagen/Wartemusik

Unter Ansagen/Wartemusik können Sie Audiodateien für die Verwendung in Dialplänen unter "Telefonnummern" und/oder unter "Benutzer/Telefone" hochladen oder aufzeichnen.

6.1 Hochladen von Audiodateien

1. Stellen Sie sicher, dass die Datei im WAV- oder MP3-Format vorliegt
2. Geben Sie unter "Titel der Ansage" (1) eine Bezeichnung für die Ansage ein. Wählen Sie diese so, dass Sie in Zukunft die Ansage anhand des Titels identifizieren können
3. Klicken Sie auf "Datei auswählen" (2), um die zu speichernde Datei auszuwählen
4. Klicken Sie auf "Senden" (3), um den Vorgang abzuschliessen
5. Je nach Grösse der Datei und Ihrer Internetverbindung kann das Hochladen eine Weile dauern. Bitte warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist
6. Es erscheint eine Meldung, dass die Datei konvertiert werde. Die Konvertierung kann eine Weile dauern. Bitte warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist
7. Trat ein Fehler auf, werden Sie hierüber informiert. In diesem Fall liegt die Datei evtl. in einem nicht kompatiblen Format vor oder ist defekt. Versuchen Sie es daher mit einer anderen Datei, bevor Sie den Support kontaktieren.

6.2 Aufzeichnen einer neuen Ansage

Neben dem Hochladen von Ansagen besteht auch die Möglichkeit, diese direkt über ein an die Telefonzentrale angeschlossenes Telefon aufzuzeichnen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: 

1. Geben Sie unter "Titel der Ansage" (1) eine Bezeichnung für die Ansage ein. Wählen Sie diese so, dass Sie in Zukunft die Ansage anhand des Titels identifizieren können.
2. Wählen Sie im Feld "Aufzeichnen über" (2) dasjenige Telefon aus, über welches Sie die Ansage aufzeichnen möchten.
3. Klicken Sie auf "Starten" (3).
4. Nach dem Piepston sprechen Sie Ihre Ansage ins Telefon und drücken Sie die "#"-Taste, sobald Sie die komplette Ansage aufgesprochen haben.
5. Die Telefonzentrale spielt Ihnen die eben aufgezeichnete Ansage ab. Drücken Sie danach "*", um die Aufzeichnung abzubrechen, "3", um die Ansage neu aufzunehmen und "9", um die Ansage zu speichern.

6.3 Löschen von Ansagen

Um eine Ansage zu löschen, klicken Sie neben der betreffenden Ansage auf das rote Kreuz und bestätigen Sie die Frage, ob Sie den Eintrag tatsächlich entfernen möchten.

6.4 Auswahl der Standardwartemusik

Falls Sie nicht die mitgelieferte Wartemusik verwenden möchten, besteht die Möglichkeit, im Kasten „Standardwartemusik“ eine alternative Wartemusik zu wählen. Sich können entweder eine beliebige Datei, welche Sie unter Ansagen/Wartemusik hochgeladen haben verwenden oder aber den Stream eines Internet Radiosenders verwenden. Beachten Sie hierbei jedoch folgendes:

Auch als Wartemusik eingesetzte Musik unterliegt dem Urheberrecht. Die Telefonzentrale verwendet standardmässig urheberrechtsfreie Wartemusik. Falls Sie selber Wartemusik auf die Telefonzentrale laden, geschieht dies auf eigene Verantwortung. Klären Sie bitte bei der SUISA ab, welche Abgaben fällig werden. Dasselbe gilt, falls Sie einen Radiosender als Quelle für die Wartemusik auswählen. Hier ist die Abgabepflicht ebenfalls bei der SUISA oder der Billag in Erfahrung zu bringen.

7. Gruppen

Unter Gruppen lassen sich mehrere Telefone zu einer Rufgruppe verbinden, wo entweder alle Telefone gleichzeitig klingeln (Parallelruf) oder der Anruf von einer Warteschlaufe abgenommen wird und die Telefone nach bestimmten Regeln klingeln.

7.1 Parallelruf

Gruppennamen: Hier muss der Gruppennamen angegeben werden.

Modus: In diesem Fall muss hier "Parallelruf" angegeben werden. Sämtliche eingetragenen Telefonen klingeln gleichzeitig. Wurde „Anklopfen“ auf dem Endgerät aktiviert, so kriegen auch diejenigen Mitglieder der Gruppe, welche gerade am Telefon sind, mit, dass ein neuer Anruf ankommt. Nimmt niemand den Anruf entgegen oder sind sämtliche Mitglieder der Gruppe besetzt, so landet der Anrufer im nächsten Schritt des Dialplans.

Anrufbeschränkung: Durch die Anrufbeschränkung können Sie bestimmen, wieviele Gespräche über diese Gruppe gleichzeitig geführt werden können, bis die Gruppe als besetzt gilt. Gezählt werden sowohl Anrufe, welche durch einen Anruf auf die Gruppe beantwortet, als auch solche, welche von angemeldeten Mitgliedern dieser Gruppe gestartet wurden. Nicht mitgezählt werden Anrufe auf andere Gruppen, selbst wenn ein Mitglied der vorliegenden Gruppe den Anruf auf die andere Gruppe beantwortet hat.

Gruppenmitgliedschaft: Mit einem Klick auf  können Teilnehmer dieser Gruppe hinzugefügt werden.

7.2 Warteschleife

Warteschleife: sämtliche eingetragenen Telefone klingeln gleichzeitig. Ob auch Telefone angesteuert werden sollen, über welche bereits telefoniert wird, hängt von der Einstellung „Anklopfen möglich“ ab. Nimmt niemand den Anruf entgegen oder sind sämtliche Mitglieder der Gruppe besetzt, so verbleibt der Anrufer in der Warteschleife und es wird nach einer kurzen Pause erneut versucht, den Anruf zuzustellen. Erst nach der im Dialplan definierten maximalen Ausführungszeit des Dialplanschrittes wird bei einer ausbleibenden Beantwortung des Anrufes die Warteschleife beendet und der Anrufer landet im nächsten Schritt des Dialplans.

Zu beachten: Falls Sie auf sämtlichen Endgeräten das Anklopfen deaktiviert haben und ein zweiter Anruf für dieselbe Gruppe ankommt, von welcher ein anderer Anruf noch nicht beantwortet wurde (also noch am Klingeln ist), so hat der Modus der Gruppe einen grossen Einfluss auf das Verhalten der Telefonzentrale: falls als Modus Parallelruf gewählt wurde, wird in diesem Szenario zum nächsten Schritt des Dialplans gesprungen (da sämtliche Gruppenmitglieder besetzt sind). Wurde hingegen der Modus Warteschleife gewählt, so verbleibt der Anrufer in der Schleife und nachdem ein Mitarbeiter den ersten Anruf beantwortet hat, klingelt der zweite Anruf erfolgreich auf den zuvor belegten Geräten.

Bedeutung der Parameter im Modus Warteschleife: 

• Gruppenname: Unter diesem Namen finden Sie die Gruppe in den Auswahlfeldern der Dialpläne
• Modus: Hier legen Sie fest, ob die Gruppe im Modus Parallelruf oder Warteschleife angesteuert werden soll
• Periodische Ansage: legt fest, ob eine Ansage (und falls ja welche) periodisch erklingen soll, während sich der Anrufer in der Warteschleife befindet. (Beispiel: „Leider sind noch immer sämtliche Mitarbeiter besetzt. Wir werden uns so bald wie möglich um Ihren Anruf kümmern“)
• Zeit zwischen Ansage: legt fest, in welchem Intervall die periodische Ansage erklingen soll. (Zu beachten: der tatsächliche Abstand wird mitbeeinflusst durch den Wert, welcher für Timeout gewählt wird)
• Timeout: legt fest, für wie lange die Telefone der Gruppenmitglieder klingeln sollen bevor der nächste Versuch unternommen wird
• Pause: Legt fest, wie viel Zeit zwischen zwei Zustellversuchen vergehen soll. (Eine kurze Pause ist je nach eingesetzten Endgeräten wichtig, damit der nächste Anrufversuch nicht bereits startet, währenddessen das Endgerät noch belegt ist). 

8. IVR

Im Menü IVR ("Interactive Voice Response") können Sie Menüs erstellen, durch welche sich der Anrufer durch Druck von Ziffernfolgen navigieren kann. (Beispiel: „Drücken Sie eins für die Buchhaltung, zwei für den Support, 3 für Fragen“). Beachten Sie: die Telefonzentrale kann hierbei keine automatischen Ansagen generieren. Die Ansagen, welche Sie verwenden möchten, müssen Sie vorgängig unter "Ansagen/Wartemusik" hochladen oder aufzeichnen.

Jede IVR Applikation der vPBX weist eine Baumstruktur auf. Jeder Knoten des Baumes kann entweder selbst wieder die Funktion eines Menüs übernehmen und erzeugt somit eine weitere Verzweigung oder aber er führt einen Befehl aus, wonach die IVR Applikation beendet wird. Zur Verfügung stehen die folgenden Befehle:

Menü	Dieser Knoten hat weitere Nachfolger, d. h. hier kann eine Ansage und "Zifferntasten" hinterlegt werden.
Wählen	Wählt der Anrufer diese Option, so wird die von Ihnen konfigurierte Nummer gewählt. Hierbei kann es sich sowohl um eine externe, als auch um eine interne Nummer handeln. Natürlich können Sie auch eine Nummer wählen lassen, welche mittels Dialplan eine Anrufverteilung vornehmen kann. Dieser Knoten hat keine Nachfolger.
Voicemail	Wählt der Anrufer diese Option, so erklingt nach der Eingabe ein Piepston, wonach er eine Nachricht hinterlassen kann. Die Nachricht wird in der Folge direkt an die angegebene Mailadresse geschickt. Dieser Knoten hat keine Nachfolger.

Vorgehen:

1. Die Ansagen müssen unter "Ansagen/Wartemusik" benannt und als MP3/WAV-File hochgeladen oder über ein Telefon aufgezeichnet werden.

2. Die Baumstruktur des IVR muss bekannt sein, d. h., welche Ansage wird wann abgespielt und das Drücken welcher Taste soll was auslösen. Am besten lässt sich dies wie folgt aufschreiben:

0. Ansage: "Ansage0" / "Test AG, guten Tag. Für Deutsch drücken Sie 1. For english press 2."
   1. Ansage: "Ansage1" / "Für Rechnungsfragen wählen Sie 1, für technische Fragen 2 und für alle anderen Fragen 3"
      1.1 Wahl: 0441234567
      1.2 Wahl: 2005
      1.3 Voicemail / fragen@testag.ch
   2. Ansage: "Ansage2" / "For our administration choose 1, for technical questions 2 and for other questions 3"
      2.1 Wahl: 0441234567
      2.2 Wahl: 2005
      2.3 Voicemail / fragen@testag.ch

3. Das IVR muss konfiguriert werden, siehe weiter unten.

4. Das IVR muss im entsprechenden Dialplan konfiguriert werden.

8.1 Konfiguration einer IVR Applikation

8.2.1 Hinzufügen einer IVR Applikation

Um eine IVR Applikation zu erstellen, klicken Sie mit der Maus auf das „+“-Zeichen unterhalb der Tabelle mit den IVR Applikationen.

8.2.2 Benennen einer IVR Applikation

Wählen Sie die gewünschte IVR Applikation in der Tabelle aus und tragen Sie anschliessend einen Namen für die Applikation im Feld „IVR Name“ ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter.

8.2.3 Konfiguration des Hauptmenüs

1. Klicken Sie nach dem Erstellen eines IVR auf „start: Ansage“
2. Wählen Sie aus dem Auswahlfeld „Ansage:“ eine Ansage aus, welche Sie zuvor unter „Ansagen/Wartemusik“ aufgezeichnet oder hochgeladen haben
3. Wählen Sie aus dem Auswahlfeld „Standard“ den Knoten aus, welcher ausgeführt werden soll, falls der Anrufer während vier Sekunden nach der Ansage keine Ziffer eingibt. Falls Sie Standard leer lassen, so wird das Menü nach so oft wiederholt, bis eine Eingabe erfolgt. Achtung: Im Auswahlfeld „Standard“ können nur Knoten ausgewählt werden, welche zuvor unter „Menü Optionen“ konfiguriert wurden. Fügen Sie also allenfalls zuerst wie unter 8.2.4 beschrieben neue Knoten hinzu, bevor Sie diesen Schritt ausführen
4. Geben Sie eine Ziffer oder eine Ziffernfolge in das leere Eingabefeld neben „Neu:“ ein und bestätigen Sie mit „Enter“
5. Wählen Sie einen der drei Modi „Wählen“, „Menü“ oder „Voicemail“ aus dem Eingabefeld neben der gewählten Ziffernfolge aus
6. Falls Sie den Modus „Voicemail“ gewählt haben, geben Sie bitte im rechten Feld die Mailadresse ein, an welche die aufgezeichnete Voicemail geschickt werden soll. Falls Sie die Option „Wählen“ gewählt haben, geben Sie im rechten Feld die Telefonnummer ein, welche bei der Auswahl dieses Menüpunktes gewählt werden soll. Falls  Sie den Modus „Menü“ gewählt haben, wurde ein neues Untermenü erzeugt. Um dieses zu konfigurieren, klicken Sie auf den soeben erzeugten Menüpunkt in der Baumstruktur oberhalb der Eingabefelder

8.2.4 Hinzufügen eines Knotens

1. Geben Sie eine Ziffer oder eine Ziffernfolge in das leere Eingabefeld neben „Neu:“ ein und bestätigen Sie mit „Enter“
2. Wählen Sie einen der drei Modi „Wählen“, „Menü“ oder „Voicemail“ aus dem Eingabefeld neben der gewählten Ziffernfolge aus
3. Falls Sie den Modus „Voicemail“ gewählt haben, geben Sie bitte im rechten Feld die Mailadresse ein, an welche die aufgezeichnete Voicemail geschickt werden soll. Falls Sie die Option „Wählen“ gewählt haben, geben Sie im rechten Feld die Telefonnummer ein, welche bei der Auswahl dieses Menüpunktes gewählt werden soll. Falls Sie den Modus „Menü“ gewählt haben, wurde ein neues Untermenü erzeugt. Um dieses zu konfigurieren, klicken Sie auf den soeben erzeugten Menüpunkt in der Baumstruktur oberhalb der Eingabefelder

8.2.5 Entfernen eines Knotens

Um einen Knoten zu entfernen, wählen Sie im Auswahlfeld des gewünschten Knotens die Option „Entfernen“. Unter Umständen müssen Sie zuerst in das entsprechende Untermenü navigieren.

8.2.6 Entfernen einer IVR Applikation

Um eine IVR Applikation zu löschen, klicken Sie auf das rote Kreuz neben der IVR Applikation.

8.2.7 Verwenden einer IVR Applikation

Sämtliche erstellten IVR Applikationen können Sie in Ihren Dialplänen verwenden. Beachten Sie: beim Ausführen einer IVR Applikation wird der Dialplan verlassen. Nach dem Beenden der Applikation wird der Dialplan nicht weiter ausgeführt. Weiter ist zu beachten, dass die IVR Applikationen jeweils nur im vordersten Auswahlfeld (Teilnehmer 1) erscheinen und keine weiteren Teilnehmer parallel zur IVR Applikation eingetragen werden können. Hingegen ist es möglich, die IVR Applikation erst auszuführen, nachdem bereits andere Schritte im Dialplan ausgeführt wurden.

9. Telefonkonferenz

Sie können direkt über das Web-Interface der vPBX Teilnehmer in Telefonkonferenzen einladen und Telefonkonferenzen verwalten.

9.1 Einwählen in eine Konferenz

Falls Sie die Verwendungsart einer der Telefonnummern auf „Konferenzraum“ gesetzt haben, landen Anrufer bei der Wahl dieser Nummer automatisch im zugehörigen Konferenzraum. Falls Sie diesen mit einem PIN geschützt haben, wird der Anrufer zur Eingabe des PINs aufgefordert und erhält bloss dann Zugang, wenn er den PIN korrekt eingegeben hat. Wurde kein PIN definiert, landet der Anrufer direkt im Konferenzraum. Natürlich können Sie Anrufer auch in einen Konferenzraum weiter vermitteln.

9.2 Einladen von Teilnehmern in eine Konferenz

Es besteht auch die Möglichkeit, Personen direkt über das Web-Interface in eine Konferenz einzuladen.

1. Geben Sie hierfür in die „Ext. Teilnehmer“ Felder die Zielnummern ein und/oder wählen Sie die internen Teilnehmer aus, welche ebenfalls an der Konferenz teilnehmen sollen
2. Klicken Sie auf „Teilnehmer einladen“
3. Die gewählten Teilnehmer und Nummern werden nun automatisch angerufen und landen direkt im Konferenzraum, falls Sie den Anruf annehmen. Auf diese Weise eingeladene Personen müssen keinen PIN eingeben
4. Sie können diesen Vorgang jederzeit wiederholen, um weitere Teilnehmer einzuladen. Hierbei müssen die bereits in der Konferenz befindlichen Teilnehmer nicht erneut ausgewählt werden. Eingeladen werden müssen jeweils bloss diejenigen Teilnehmer, welche zusätzlich zu den bereits teilnehmenden Personen einer Konferenz beiwohnen sollen

9.3 Der Status einer Konferenz

Rechts sehen Sie jeweils den Status sämtlicher Konferenzräume. Es wird angezeigt, mit welchen Teilnehmern und Nummern aktuell versucht wird, eine Verbindung aufzubauen und zudem, wer aktuell Teilnehmer einer Konferenz ist.

Achtung: Der Status aktualisiert sich nicht automatisch. Um den Status zu aktualisieren, müssen Sie erneut auf das Menü „Telefonkonferenz“ klicken.

9.4 Teilnehmer aus einer Konferenz entfernen

Um einen Teilnehmer aus einer Konferenz zu entfernen, klicken Sie neben dem entsprechenden Teilnehmer in der Status-Übersicht auf „Aufhängen“. Beachten Sie: der Teilnehmer wird hierdurch nicht daran gehindert, sich erneut in die Konferenz einzuwählen!

10. Fax versenden

Die vPBX bietet die Möglichkeit, ohne zusätzliche Hardware Faxe zu versenden. Die Benachrichtigung über den Erfolg oder Misserfolg eines Sendevorgangs erhalten Sie per Mail an dieselbe Adresse, welche für den Empfang der ankommenden Faxe konfiguriert wurde.

10.1 Faxe über das Web-Interface versenden

1. Wählen Sie die Nummer aus, über welche der Fax versendet werden soll. Zur Auswahl stehen bloss diejenigen Nummern, welche Sie als virtuelle Faxe konfiguriert haben
2. Geben Sie die Nummer des Empfängers ein (ohne Klammern und Leerzeichen)
3. Klicken Sie auf "Durchsuchen", um die zu versendende Datei auszuwählen. Achtung: Es werden bloss Dateien im PDF-Format unterstützt! Zudem sollten Sie sicherstellen, dass die PDF-Datei im A4-Format vorliegt (vorzugsweise im Hochformat)
4. Klicken Sie auf "Fax senden"
5. Sie werden per Mail über den Erfolg/Misserfolg informiert

10.2 Der Fax-Druckertreiber

Unter Windows können Sie Faxe auch über den Fax-Druckertreiber versenden. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie nicht erst ein PDF erzeugen müssen, bevor Sie den Fax versenden können. Allerdings existiert der Druckertreiber zurzeit bloss für Windows.

10.2.1 Installation des Druckertreibers

1. Wechseln Sie ins Menü "Fax versenden"
2. Laden Sie den Druckertreiber herunter
3. Führen Sie die heruntergeladene Datei mit Administratoren-Rechten aus
4. Bestätigen Sie die möglicherweise erscheinende Frage: "Möchten Sie zulassen, dass durch das folgende Programm von einem unbekannten Herausgeber Änderungen an diesem Computer vorgenommen werden?" mit ja
5. Klicken Sie auf "Weiter"
6. Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Zielverzeichnis gefragt. Klicken Sie nach allfälligen Anpassungen auf "Installieren"
7. Den Hinweis, dass die Treibersoftware nicht überprüft werden konnte, bestätigen Sie bitte mit "Diese Treibersoftware trotzdem installieren"

10.2.2 Versand über den Druckertreiber

1. Sie können nun aus jeder Anwendung heraus, welche das Ausdrucken von Dokumenten unterstützt, Faxe versenden. Starten Sie hierfür wie gewohnt den Druckvorgang
2. Wählen Sie als Drucker den Drucker "PBX Fax" aus
3. Geben Sie unter "IP oder Hostname" die Adresse Ihrer vPBX ein (z.B. Beispielfirma.vpbx.nexphone.ch)
4. Geben Sie unter "Absender-Nummer" eine derjenigen Nummern ein, welche Sie als virtuellen Fax definiert haben. Achtung: Faxe können nur mit Absender-Nummern versendet werden, welche als virtuelle Faxe definiert wurden
5. Geben Sie unter "Nummer" die Nummer des Empfängers ein
6. Geben Sie unter "Benutzername" Ihrer vPBX Benutzernamen (im Normalfall "user") ein
7. Geben Sie unter Passwort Ihr Passwort ein
8. Klicken Sie auf "Senden"
9. Sie werden per Mail über den Erfolg/Misserfolg informiert

11. Anrufliste

In der Anrufliste können Sie sich anzeigen lassen, welche Gespräche über die Telefonzentrale geführt wurden. Ein Anruf gilt genau dann als verpasst, wenn weder eine Person, noch ein Gerät oder eine Applikation einen Anruf angenommen hat. Dies bedeutet, dass Anrufe nicht als verpasst gelten, wenn der Anrufer im Voicemail-System landete, jedoch keine Nachricht hinterlassen hat.

Neben Ausgangs- und Zielnummer sehen Sie auch, wie lange ein Anruf gedauert hat, durch wen der Anruf beantwortet (bei ankommenden Anrufen), resp. durch wen eine Nummer gewählt wurde (bei abgehenden Anrufen).

Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, die angezeigten Anrufe als CSV zu exportieren.

12. Blockierte IPs

Wie bereits in Bezug auf die Wahl der Passwörter erwähnt, sind Telefonzentralen seit einigen Jahren in den Fokus von Hackern gerückt. Der Grund hierfür besteht darin, dass diese innert kurzer Zeit einiges an Umsatz generieren können, indem über gehackte Systeme Anrufe auf kostenpflichtige Nummern abgesetzt werden, an denen die Hacker mitverdienen. Die Vorgehensweise ist hierbei meist primitiv: es werden viele gebräuchliche Benutzernamen in Kombination mit gebräuchlichen Passwörtern durchprobiert. Auf diese Weise können innert Minuten zehntausende von Kombinationen durchprobiert werden. Werden nun einfache Kombinationen, wie tel01 als Benutzername und password01 als Passwort verwendet, ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass früher oder später ein System gehackt wird, falls keine speziellen Vorsichtsmassnahmen getroffen werden.

Um Sie vor Angriffen zu schützen, blockiert unser System automatisch IP-Adressen, von welchen her zu viele erfolglose Anmeldeversuche vorgenommen wurden.

Bitte beachten Sie, dass dieser Mechanismus die Verwendung von sicheren Passwörtern bloss ergänzt und nicht ersetzt!

12.1 Eine blockierte IP freigeben

Natürlich kann es passieren, dass Sie aus Unachtsamkeit ein falsch konfiguriertes Endgerät in Ihrem Netzwerk haben und Ihre IP daher plötzlich ebenfalls blockiert wird. Aus diesem Grund besteht die Möglichkeit, eine bestimmte Adresse wieder freizugeben. Klicken Sie hierzu auf das rote Kreuz neben dem Eintrag und bejahen Sie die Frage, ob Sie die IP tatsächlich wieder freigeben möchten.

Es wird allerdings dringend empfohlen, nicht bloss die Adresse freizugeben, sondern auch die Ursache für die Blockierung zu beseitigen. In der Spalte „Telefontyp“ und „Benutzer“ finden Sie wertvolle Informationen, welche Sie bei der Identifizierung des falsch konfigurierten Telefons unterstützen.

Beachten Sie: Aktuell wird die Liste der blockierten IPs bei jedem Neustart der Telefonzentrale gelöscht. Daher ist es umso wichtiger, die Ursache für eine allfällige Blockierung Ihrer eigenen IP zu beseitigen! Alternativ können Sie eine IP permanent freigeben ("whitelisten"), siehe folgender Abschnitt.

12.2 Eine IP permanent freigeben ("whitelisten")

Geben Sie die IP im weissen Feld links von "Speichern" ein und klicken Sie auf "Speichern" (1). Anmeldungen (auch falsche) von dieser IP aus sind nun permanent freigegeben und bleiben auch nach einem Reboot (z. B. für einen Software-Update/Upgrade) freigegeben (2).

13. CTI Client Subscriptions und signalisierbare Nummern

13.1 CTI Client Subscriptions

Hier wird definiert, welche Anrufe in der Anrufliste des CTI Clients sichtbar sein sollen.

Wird der Modus „Alle“ gewählt, so werden in der Anrufliste sämtliche Anrufe sichtbar, welche über diese  Nummer geführt wurden.

Wird die Nummer nicht zur Liste hinzugefügt, werden bloss diejenigen Gespräche sichtbar, welche vom entsprechenden Benutzer angenommen oder gestartet wurden.

Wird der Modus „Verpasste“ gewählt, so erscheinen alle Anrufe an diese Nummer in der Aufgabenliste des CTI Clients, sofern niemand den Anruf beantwortet hat.

Beachten Sie: Bei den in der Aufgabenliste aufgeführten Einträgen handelt es sich um zwischen den Teilnehmern der Telefonzentrale geteilte Einträge. Das bedeutet: Sobald jemand einen verpassten Anruf beispielsweise aufgrund eines getätigten Rückrufes als abgearbeitet erachtet und aus der Liste löscht, verschwindet dieser auch bei den anderen Teilnehmern aus der Liste!

Mehr Informationen zur Aufgabenliste und zum CTI Client erhalten Sie in der CTI Client Dokumentation.

13.2 CTI Client: signalisierbare Nummern

Hier können Sie definieren, welche Nummern einem Anwender beim Einsatz des CTI Clients für abgehende Anrufe zur Verfügung stehen sollen. So kann beispielsweise den Mitarbeitern ermöglicht werden, vor jedem Anruf zu entscheiden, ob abgehend die Hauptnummer oder die Direktnummer signalisiert werden soll. Ebenfalls kann auf diese Weise die Nummer unterdrückt werden, indem man als Nummer „anonymous“ wählt.

Definieren Sie eine Nummer als „Direktnummer“, so ist das Telefon unter dieser Nummer selbst dann erreichbar, wenn der Benutzer den Online-Status auf „Nur Direktnummer“ gesetzt hat. Andernfalls gilt das Telefon bei diesem Online-Status als besetzt. Zudem entscheidet der CTI Client aufgrund der hier vorgenommenen Konfiguration ob als Klingelton der für die Direktnummer gewählte Klingelton verwendet werden soll oder nicht.

14. Sonderschaltungen (Wechselnde Zuweisung von Telefonnummern zu Dialplänen)

Mithilfe der Sonderschaltungen lassen sich spezielle Szenarien, wie Abwesenheit, Urlaub und Internetausfälle abdecken. Der Vorteil der Sonderschaltungen liegt einerseits darin, dass man diese für mehrere Nummern gleichzeitig aktivieren kann und somit eine Anpassung der Dialpläne pro Nummer entfällt und andererseits darin, dass die Dialpläne unter „Telefonnummern“ nicht verändert werden müssen, falls man temporär das Verhalten der Telefonzentrale anpassen möchte.

Zu beachten ist: Sonderschaltungen haben stets Vorrang vor den unter „Telefonnummern“ erstellten Dialplänen. Das bedeutet: Ist für den Zeitpunkt eines Anrufes eine Sonderschaltung für die betroffene Zielnummer aktiv (Dialplan ist aktiviert, gilt für die Zielnummer und die konfigurierten Ereignisse treffen zu (Details hierzu entnehmen Sie bitte den folgenden Abschnitten)).

Die Sonderschaltungen werden anhand ihrer Modi wie folgt priorisiert:

"Bei Ausfall" > "Immer" > "Datum" > "Wochentag"

In diesem Kapitel wird bloss darauf eingegangen, welche Typen von Sonderschaltungen für welche Szenarien verwendet werden können. Details zu der Funktionsweise der Dialpläne selbst entnehmen Sie bitte dem Kapitel „Telefonnummern“.

Mit einem Klick auf "Neu..." wird eine neue Sonderschaltung erstellt:

Bezeichnung / Löschen	Hier kann die Bezeichnung der Sonderschaltung

14.1 Bei Ausfall

Der unter dieser Sonderschaltung hinterlegte Dialplan wird genau dann ausgeführt, wenn gleichzeitig der Dialplan aktiviert wurde (Dialplan aktivieren angewählt), das unter „Folgendes Gerät für die Verbindungsüberwachung verwenden“ gewählte Gerät nicht erreicht werden kann (keine Antwort auf SIP-Options Pakete mehr gibt) und die Zielnummer im Feld „Betroffene Nummern“ ausgewählt wurde.

14.2 Immer

Der unter dieser Sonderschaltung hinterlegte Dialplan wird genau dann ausgeführt, wenn gleichzeitig der Dialplan aktiviert (Dialplan aktivieren angewählt) und die Zielnummer im Feld „Betroffene Nummern“ ausgewählt wurde.

Sonderschaltungen im Modus „Immer“ lassen sich mittels Wahl des im Feld „Tastencode“ gewählten Codes aktivieren und deaktivieren. Das Aktivieren und Deaktivieren der Sonderschaltung per Tastencode bewirkt dasselbe, wie das Aktivieren oder Deaktivieren mittels Klick auf „Dialplan aktivieren“ im Webinterface. (Die Werte stimmen hierbei stets überein: deaktivieren Sie den Dialplan per Tastencode, so wird er auch im Webinterface deaktiviert und umgekehrt). Beachten Sie, dass Sie sich den Status der Sonderschaltung (aktiviert oder deaktiviert) auf Ihrem Telefon anzeigen lassen können. Hierzu muss der gewählte Tastencode als Nebenstelle auf einer Taste hinterlegt werden. Ist der Dialplan aktiviert, leuchtet die Taste. Ist er nicht aktiviert, leuchtet die Taste nicht. Die Programmierung der Taste kann auch mittels Provisionierung vorgenommen werden. (Tastenfunktion „Sonderschaltung“).

14.3 Datum

Der unter dieser Sonderschaltung hinterlegte Dialplan wird genau dann ausgeführt, wenn gleichzeitig der Dialplan aktiviert wurde (Dialplan aktivieren angewählt), sich der aktuelle Zeitpunkt im unter „Von“ und „Bis“ gewählten Zeitfenster befindet und die Zielnummer im Feld „Betroffene Nummern“ ausgewählt wurde.

14.4 Wochentag

Der unter dieser Sonderschaltung hinterlegte Dialplan wird genau dann ausgeführt, wenn gleichzeitig der Dialplan aktiviert wurde (Dialplan aktivieren angewählt), sich der aktuelle Zeitpunkt und Wochentag mit den gewählten Einstellungen überschneiden und die Zielnummer im Feld „Betroffene Nummern“ ausgewählt wurde.

15. TAPI-Treiber: Installation

Der TAPI-Treiber muss in Windows in der Systemsteuerung unter “Telefon und Modem” unter “Erweitert” konfiguriert werden (= Zugangsdaten mit CTI-Passwort eingeben). Im Outlook muss bei den Anrufeinstellungen noch die richtige Linie gewählt werden.

16. Adressbuch

Hier kann mittels eines CSV-Files im Format

Vorname;Name;Firma;Nummer Privat;Nummer Office;Nummer Mobile

im- und exportiert werden. Bitte beachten Sie, dass beim Import die alten Einträge gelöscht werden! Die Daten in der CSV-Datei müssen eine UTF-8 oder ISO8859-1 Codierung aufweisen. Am besten erstellen Sie die Liste somit in einem Text-Editor.

LDAP Server

Seit KVM201 verfügt die vPBX über einen LDAP Server, auf welchem standardmässig die Kontaktdaten der Teilnehmer konfiguriert sind. Bei Yealink-Telefonen werden die Zugangsdaten mit der Provisionierung provisioniert. Beachten Sie, dass die Kontakte im Moment (Januar 2018) auf Yealink-Tischtelefonen nur mit der Firmware-Version 28.81.0.110 richtig angezeigt werden.

Seit KVM201 wird empfohlen, dass LDAP Telefonbuch zu verwenden.

Anhang: Fehleranalyse

Ankommende Anrufe nicht oder nur teilweise möglich

1. Wechseln Sie im Menü „Telefonnummern“ zu derjenigen Nummer, über welche das gewählte Gerät eingehend erreichbar sein soll
2. Überprüfen Sie, ob Sie das gewünschte Endgerät in einem Dialplan hinzugefügt haben, welcher zur aktuellen Tageszeit und am aktuellen Wochentag gültig sein sollte. Vergewissern Sie sich zudem, dass der entsprechende Dialplan nicht deaktivert wurde

Falls die Dialpläne korrekt konfiguriert und kontrolliert wurden und ankommende Anrufe weiterhin nicht funktionieren, fahren Sie bitte wie folgt fort:

1. Wechseln Sie ins Menü „Benutzer/Telefone“
2. Vergewissern Sie sich, dass beim nicht funktionierenden Telefon ein „X“ bei „Online“ steht und das Feld „IP“ nicht leer ist
3. Sollte das Telefon nicht als Online vermerkt sein, haben Sie wahrscheinlich falsche Benutzerdaten für die Anmeldung des Telefons an der Telefonzentrale eingetragen

Falls das Telefon als online angezeigt wird, fahren Sie bitte wie folgt fort: 

1. Überprüfen Sie, ob Sie versehentlich den „Do Not Disturb“-Modus des Telefons aktiviert haben. Dieser Modus lässt sich beispielsweise bei Geräten der Firma SNOM per Druck auf den Knopf „DND“ aktivieren und deaktivieren. Im aktivierten Zustand sollte auf dem Display ein entsprechendes Symbol sichtbar sein

Falls das Telefon sich nicht im DND-Modus befindet und weiterhin keine ankommenden Anrufe möglich sind, fahren Sie bitte wie folgt fort:

1. Kicken Sie auf das blaue (i)-Symbol neben dem entsprechenden Benutzer unter Benutzer/Telefone
2. Überprüfen Sie, ob sämtliche Kästchen grün sind. Sind zwischendurch immer mal wieder rote Kästchen in der Statistik sichtbar und wurde das Telefon weder neu gestartet, noch war die Internetverbindung zeitweise nicht verfügbar, besteht wahrscheinlich ein Problem mit Ihrem Router oder mit Ihrer Firewall. Möglicherweise besteht auch ein Problem mit Ihrem internen Netzwerk. Um geeignete Massnahmen ergreifen zu können, kontaktieren Sie uns bitte

Bei Anruf von bestimmten Nummern (z. B. Swisscom, Sunrise) mit bestimmten Endgeräten (z. B. die neuesten Smartphones) läutet es nicht und es wird keine Ansage abgespielt ("Early Media Problem")

Lösung: Der Anruf muss von der vPBX abgenommen werden und dies geht im Moment nur mittels einer Warteschlaufe:

• Richten Sie eine Gruppe mit dem Modus "Warteschleife" mit einem Teilnehmer und der Zeitdauer 5s ein.
• Konfigurieren Sie diese Gruppe im entsprechenden Dialplan
• Testen Sie es bzw. lassen Sie es testen

Erstellen der Gruppe:

Konfiguration Gruppe im Dialplan:

Nummern blockieren

Hier haben Sie die Möglichkeit einzelne Rufnummern zu sperren, von welchen Sie nicht belästigt werden wollen.

<img src="https://wiki.wwcom.ch/download/attachments/1474755/sperr-nummern.png?version=4&modificationDate=1586873238000&api=v2" height="300" />

Auf das <img src="https://wiki.wwcom.ch/download/thumbnails/1474755/plus.png?version=2&modificationDate=1586873241000&api=v2" height="16" height="16" /> drücken.

Möchten Sie einen ganzen Bereich oder ein Land sperren, können Sie dies mit der Filterfunktion einer Sonderschaltung realisieren.

Nummernbereich blockieren

Um einen oder mehrere Nummern-Bereiche zu blockieren, kann die Sonderschaltung wie folgt benutzt werden.

<img src="https://wiki.wwcom.ch/download/attachments/12157235/anrufblocker.png?version=3&modificationDate=1588684537000&api=v2" height="600" />

• Erst ein Tonfile erstellen (siehe Ansage / Wartemusik) mit dem Hinweis, dass keine Anrufe entgegen genommen werden. Dies hat den Vorteil das der Anrufer informiert ist.
• Unter Nummern blockieren muss noch ein Eintrag mit anonymous gemacht werden, um anonyme Anrufe auszuschliessen.
• Eine Sonderschaltung mit Bezeichnung erstellen und die zuvor erstellte Ansage unter Nach Dialplan zuteilen.
• Unter Betroffene Nummern ist es sinnvoll Alle öffentlichen auszuwählen.
• Unter Filter die unerwünschten Bereiche eintragen, hierzu ein paar Beispiele:
  • 04122120* reagiert auf den 100er-Bereich 041 221 20 00 - 041 221 20 99.
  • 0066* reagiert auf alle Anrufe aus Thailand.
  • 002* würde auf alle Anrufe aus Afrika reagieren.
  • 076*;077*;078*;079* reagiert auf alle Nationale Handynetze.
• Unter Ausnahmefilter können die Ausnahmen definiert werden. Der Ausnahmefilter wird vor dem Filter ausgewertet.
  • 00299* würde in Zusammenhang mit dem Eintrag 002* unter Filter, Anrufe aus Grönland zulassen.
• Der Modus auf Immer einstellen und nicht vergessen den Dialplan aktivieren anklicken.

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